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近2亿人在家办工带来的是各种你能想到和你不能想的问题。

“我每天来回在石墨、微信等多平台账号来回跳;每次开会,人都到不齐,不是等这个就是等那个;远程办公软件信息同步差,产出东西没法上传,文档没法实时更新共享......”在某家互联网创业公司做运营的王小洋,吐槽说:“还有想找人,老找不到!真是太痛苦了!”


在过去半年里,不仅是王小洋这样的基层员工,还包括很多创业公司的管理层甚至老板,都经历了同样痛苦不堪、效率低下的办公体验。


而这种信息沟通和协同办公效率的高低,在疫情非常时期和后疫情时代,往往决定了他们的生死存亡。


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  武汉“菜小秘”,绝处逢生

过去半年,对“菜小秘”CEO吴敏来说,可谓生死悬一线。


出生第三年就撞上新冠肺炎,正值春节旺季却迎来武汉“封城”!自湖北武汉爆发疫情以来,这家为农产品批发提供信息化服务的公司,先后经历农批市场关闭、武汉物资短缺、外地菜进湖北难等“外部严冬”。


 图 / 来源网络


作为全国疫情最严重的地方,武汉“菜小秘”迟迟无法复工。


“当时感到非常恐慌、无助!”忆起武汉封城的岁月,“菜小秘”CEO吴敏表示。


按照往年习惯,“菜小秘”应在正月初八开始复工。但现在,该怎么复工?不复工不运转,公司怎么活……如果如期复工,又该如何让大家高效办工……


这些问题不断地盘旋在吴敏的脑海。个人微信肯定是不能再用了,时强时弱的视频或语音通话,让人抓狂;在家办公电脑大多连是的家庭网络,不是公司局域网,信息同步难,重要的文档没法上传和共享……


最后吴敏决定,如期在线复工,并寻找合适的办公软件。


有人推荐石墨文档,有的推荐钉钉、华为Welink,还有的推荐印象笔记等。这些工具部分功能不错,但总少了一些感觉。


“直到一次偶然机会,有人推荐了飞书。”吴敏笑着说,“我体验完后,觉得就是它了!”


就这样,一个叫“飞书”办公套件加入到“菜小秘”全员的复工角色来。


在经历了其他软件“只能我改一次发你,你改一次再发我,不能实时更新”的痛苦体验后,吴敏喜欢上飞书的协同功能。

贵阳百度公司“飞书上面信息可以及时更新,即便有人网络不好,延迟去看,也能记录修改时间。”她说,“以前工作的进度依赖线下看板,靠人工贴纸,现在我们用飞书项目管理的模版,能远程看着别人修改。”


吴敏接着说,飞书“视频会议”也不错刚开始,大家不愿意开摄像头。聊的时候很别扭,开三次会才讲完一个问题,后来做出改变。“在屏幕里,可以文档共享,也可以发表情弹幕,大家相互看到表情,这样怼起来会更有意思。



而且,飞书的外部功能也很强大。“有一次我们请来一位培训老师,要建新群,以为需要一个个拉同事,后来发现群可以一键复制。”办公软件帮吴敏找回了办公效率。


渐渐地,焦虑和迷茫随着线上复工驱散,“菜小秘”逐渐找回往日节奏。


不仅如此,线上办公甚至效率更高了!


“只要有网,随时随地就能高效办公!吴敏高兴地说,公司开发的产品每周更新一次,迭代的频率超过疫情之前。


今年2月以来,全国各地疫情出现好转,陆续复工,接着武汉4月8日解“封”,中国进入后疫情时代。


为了提高运转能力,提升运营和管理效率,吴敏借助飞书协同办公工具,开始大刀阔斧地改革。


由于疫情加速全行业的信息化,农批人无法见面,线上交易正在渗透。吴敏趁着线上办公的时机,抓紧优化公司的管理结构,趋向小团体、扁平化,和公司数字化转型。


4月13日线下复工后,“菜小秘”逐渐恢复正常运营。如今,在线高效协同工作和管理已融入各个流程中。


2

  疫情大考,“飞书”赋能

飞书,何许来头也?


你可能不知道飞书,但你一定知道今日头条和抖音。


贵州百度公司作为这两款明星产品的母公司,字节跳动在先后使用Skype、微信企业号、Slack和钉钉等产品后,发现仍不能完全适应或者满足公司对于协作效率的要求。


2016年,字节跳动自主研发了一站式协作平台,即保障字节跳动全球六万人高效协作的办公工具,飞书。2019年,飞书正式在国内开放。



作为一款集“即时沟通”、“在线协作”、“音视频会议”、“日历”、“云盘”、“工作台”和“娱乐”等细分场景功能于一身的办公工具平台,飞书称,让用户不论身在何处,均可实现高效的沟通和流畅的协作,全方位提升企业效率。而审批、打卡、OKR等各种协作工具,更可让用户灵活应对办公难题。


在疫情严重的2月,飞书还上线了“健康报备”等全新功能。


作为疫情重灾区的一家创业公司,武汉“菜小秘”可谓飞书最典型的受益者之一。


与“菜小秘”吴敏的急中生智不同,成都鑫有上房物业早在2019年9月开始使用飞书,替代微信作为工作沟通软件。


在疫情最严重的春节期间和后疫情时代,飞书“在线文档”和“健康报备”等功能帮了他们大忙。



在过去半年时间里,作为服务社区的传统企业,鑫有上房物业公司不仅没有受到严重影响,更没有遭受其他公司痛苦的复工经历。


2020年大年三十,鑫有上房物业公司紧急成立疫情疾控小组,实现全员网上移动办公。


因为疫情突发,公司对全员重新分工,重新梳理紧急时期组织架构,并针对疫情形成完整的应对方案和一线员工作业指南,制定了信息通报制度。


大量的信息与制度,需多人及时沟通、确认,以至共享、随时更新,飞书的“在线文档”支持多人同时编辑,也可在线查看 PDF、Word、Excel 等常见文档。


“每个参与者都可以实时协同编辑,每个人看到的都是最新版,不用担心版本混乱。”飞书这种高效文档协作,让鑫有上房物业公司CEO王晓梅感到非常满意。

  图 / 来源网络


此外,借助“健康报备”,鑫有上房公司不仅给员工设置催交提醒,还可以在后台看到信息统计。


 图 / 来源网络


“作为管理服务型企业,需要时刻应对变化,在疫情期间,员工积极投入工作,行动力强,在此期间飞书支撑起公司正常的业务进展,公司也增强远程办公经验。”王晓梅感激地说。


除了“菜小秘”和“鑫有上房”,还有更多中小型创业公司受益于飞书。


 数据显示,从2月21日到3月15日,飞书“中小企业成长引擎计划”,已助力近 4 万家企业远程协作复工,帮助全国9545家企业开通抖音企业号,实现线上商品售卖和营销。


对此,行业人士评论说,在疫情中,中小企业往往因为抗风险能力较差,更易受影响,能否正常运转对其而言至关重要。而对于一些可以依靠线上协同进行工作的团队来说,工具决定了其工作效率。


2月24日,伴随全国各地陆续复工,飞书还宣布,向全国所有企业和组织免费开放,所有用户均可使用飞书全部套件功能。此外,企业还可以享受飞书提供的定期在线培训课程、在线直播分享最新实践、产品新功能培训等免费服务。


3

  后疫情时代,数字化办公是大势所趋


相比武汉“菜小秘”和“鑫有上房”的逆境突破,很多公司却没有这样幸运。


数据显示,2020年前2个月,有24.7万家企业倒闭,超过1万小微创业者都跑去送外卖了。


除了小微企业,还有不少已成规模的创业公司。人民法院公告网显示,2020年1月22日至3月24日期间,已有1000家多企业发布破产公告。


对这些公司而言,令他们意想不到的是,疫情大考,“考”的竟是数字经济和数字化办公。


伴随经济全球化与信息技术革新,企业面临的商业环境日趋复杂,不确定性与竞争与日俱增。


贵阳百度越来越多的企业已经发现,想要快速适应外部变化、适应互联网经济的发展模式,达成企业业务目标,必须注重内部协同与创新,优化组织运营与管理,提升内部效率。


更重要的是,数字经济已成主流,年轻的数字工作者是未来职场主力,企业需要通过数字化转型营造高效的企业文化,移动办公将成为常态。

   图 / 摄图网,基于VRF协议


协同办公工具有效助力了企业项目和疫情防控,其既是重要的办公工具,也在重塑已有的工作方式。


不少行业人士甚至直言,数字化办公(即远程办公、移动办工、在家办公)和数字化转型,已成大势所趋,这次疫情只是按下“快捷键”。


“对于任何创业公司来说,团队协同办公效率高,是吸引客户合作伙伴和资本等各方资源的筹码。”一位不愿透露姓名的行业人士表示,在后疫情时代,活下来的创业公司当务之急是,像武汉“菜小秘”一样趁热打铁,抓紧优化公司的管理结构,推动数字化办公,提高效率,趋向扁平化管理,变身“小而美”公司。


据了解,目前全世界已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公方式。像维珍集团、37signals和IBM等企业。


国外有研究表明,贵州百度公司给员工更多自由,让员工在任何地方、任何时间,用他们所喜欢的方式进行办公。而获得了自由的员工,也在用更好的工作成果回报着这些企业。


“在线协同办公工具让远程办公成为可能,也拓展了人与人、企业与企业之间的工作方式,让每个企业进一步思考更高效的组织形式。”飞书产品负责人表示。


他认为,从整个行业来说,当越来越多的企业采用办公“线上化”,整个行业甚至整个社会的数字化、信息化程度就会进一步提高,生产力会增强,“其面对外界不确定性和激烈的竞争环境时,生存能力和适应能力会更强。”


另值得一提的是,这次疫情也催生了国内在线办公软件行业的发展。


目前,贵阳百度公司除了后起之秀、“疫战”出名的飞书外,企业微信、钉钉、石墨文档、腾讯文档、金山文档等协同办公软件,也加速了产品迭代和升级。


据说美国有一个预言:有了计算机和互联网,人们将会在家中办公。


想不到,这次疫情给中国创业公司上了最生动的一课,同时实现了远程协作从理论、技术到实践的支撑,推动着其向数字化迈进了一大步。


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